امیر رزمجو

قسمتی از کتاب اسکات هیلر برای من خیلی جالب بود، به خوبی به جالشها موجود در سیستم ها کاری اکثر سازمانها اشاره می کنند و راهکارهای شیرپوینت را برای این جالشها معرفی می کنند. یا به قول انگلیسی ها Necessarity invents

از آن جالب تر برای من این بود که این چالش ها در سازمانهای ایرانی هم به وفور دیده می شوند و به قول ایرانی ها آسمون همه جا رنگش یکیه!

اسم این کتاب

Micosoft SharePoint Building Office 2007 Solutions in C# 2008

 

چالش سیستم

 وقتی که برای اولین بار مجازی سازی رومیزی(Desktop Metaphor) معرفی شد، مکانیسم ساده ای جهت کار با یک وسیله جدید و پیچیده به نام کامپیوتر شخصی ابداع گردید. موفقیت این مکانیسم، بخاطر آسان کردن کار با کامپیوتر بود. افراد غیر فنی نیازی به یادگیری کلیدهای ترکیبی برای کار با کامپیوتر نداشتند. این موفقیت و تأثیر ساده سازی آن، باعث به وجود آمدن سیستم عاملهای گرافیکی شد.

به زودی، چندین سیستم عامل توسط شرکتهای مختلفی که همگی از مجازی سازی رومیزی استفاده می کردند، برای کامپیوترهای شخصی به وجود آمد.هر یک از شرکتهای Apple،IBM و Microsoft برای غلبه بر بازار کامپیوترشخصی بایکدیگر رقابت می کردند.در نتیجه شرکتها برای رقابت بیشتر مجبور شدند تا قابلیتهای بیشتری  به سیستم عاملهای خود بیفزایند. به جای جستجوگر فایل و برنامه های ساده، سیستم عاملها با قابلیتهای متنوعی همراه شدند.شرکت ها حتی بازی های ساده ای را در سیستم عامل خود قرار دادند که این بخش به یک بخش استاندارد برای سیستم عامل تبدیل شد.

 

سپس مایکروسافت تسلط کاملی بر بازار سیستم عامل پیدا کرد و از سیستم عامل خود جهت رقابت با شرکتهای دیگری که تکنولوژی های جدید را معرفی میکردند، استفاده کرد. مهمترین این رقابتها، مبارزه مایکروسافت و نت اسکیپ بود که در نهایت رأی به نفع نت اسکیپ صادر شد و مایکروسافت محکوم شد ولی ترس از تسلط رقبای کوچک سبب شد تا مایکروسافت باز هم به سیستم عامل خود نرم افزارهای جدیدی اضافه کند. در نتیجه کامپیوترهای امروزی ازقابلیتهای زیادی بهره مند شدند.

 امروزه برای انجام کارهای روزانه تنها از نرم افزارهای تجاری استفاده نمی شود، بلکه مجموعه کاملی ازتمامی نرم افزارهای پخش سی دی ، دی وی دی ، بازی ها، راههای مختلف برای دریافت ایمیل، چندین ویرایشگر اسناد و ... در دسترس شما قرار دارند. به همین صورت نرم افزارها نیز با افزودن قابلیتهای جدید مانند گزارش گیری و غیره، راه سیستم عامل ها را دنبال کردند.

 به همراه پیدایش  پیچیدگی های جدید، کارگران اطلاعاتی با مشکل عدم پیوستگی و فقدان یک استاندارد مشخص برای عملکرد نرم افزارها مواجه هستند. مثال واضح برای این موضوع مشکل استفاده از کلمه های رمز متفاوت برای نرم افزارهای مختلف اینترنتی و رومیزی است. معمولاٌ این نرم افزارها قوانین مختلفی برای طول و شکل کلمه رمز تعین میکنند. در نتیجه کاربر برای بخاطر آوردن کلمه رمز خود مجبور به ذخیره سازی اطلاعات در یک مکان ناامن شده ، که این خود تهدیدی بزرگ برای کل شبکه محسوب میشود.

گاهی برای دسترسی به برخی از نرم افزارها ، کاربر علاوه بر ذخیره اطلاعات اعتباری مانند کلمه رمز ، نیازمند دانستن اطلاعاتی درمورد بانک اطلاعاتی و غیره نیز می باشد. به عنوان مثال نرم افزاری را در نظر بگیرید که از کاربر در هنگام ورود، نام بانک اطلاعاتی یا دامنه را درخواست میکند. این درخواست ساده کاربر را با توپولوژی شبکه سازمان آشنا میکند که خود نوعی تهدید امنیتی به حساب می آید.

با توجه به تقسیم بندی که در مورد کارگران اطلاعاتی انجام شد، می توان گفت که اکثر سازمانهای اداری به شکلی سازمان دیده اند که فقط از کارپرداز ها پشتیبانی می کنند. به این دلیل که کارپرداز ها پس از ورود به سیستم در تمام روز تنها با یک خط اطلاعاتی سر و کار دارند. در حالی که مجریان و متخصصان با فضایی پر هرج و مرج روبه رو هستند که در حقیقت همان عامل بازدارنده کارایی آنهاست، زیرا آنها باید اطلاعات پراکنده را از منابع مختلف گرفته و به اسناد و گزارشهایی واحد تبدیل کنند.

 

چالش اطلاعاتی

اطلاعاتی که مجریان و متخصصان نیاز دارند در سیتمهای کاملا ایزوله شده وجود دارد .این افراد برای تامین نیازهاشان ناچار به همفکری با همکاران خود هستند. اکثر افراد وقت زیادی را صرف گرفتن اطلاعات مورد نیاز خود از سیستم می کنند ولی نهایتاٌ نا امید شده و ایمیلی به شخصی که ممکن است کپی آن اطلاعات را داشته باشد، می فرستند. ایمیلی مانند "میتوانی لینک آن فایل را به من بدهی؟" یا "آخرین نسخه سند را داری؟" و پاسخ به چنین درخواستهایی معمولا یک ایمیل حاوی یک لینک ویا سند الصاق شده می باشد.

 

ایمیل در صندوق شخصی کاربر ذخیره میشود که در آینده مورد استفاده قرار گیرد.در این حالت کارگران اطلاعاتی تبدیل به پدیده ای به نام ماشین های جستجوی انسانی میشوند.

یک مثال واقعی : شرکتی یک مشاور برای ایجاد فرایند رسمی استاندارد خود استخدام کرد. مشاور به عنوان مدیر پروژه اقدامات عظیمی برای شناسایی پروسه ها، مستند سازی فرایندهای و تهیه مستندات مورد نیاز انجام داد. در نهایت این مشاور برای دسترسی کاربران به مستندات، سیستمی طراحی کرد که هیچ کس به غیر از خودش قادر به کار کردن با آن نبود. در نهایت شرکت ناچار به استخدام فردی شد که تمام وقت به افراد کمک میکرد تا اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنند. این شخص کار دیگری جز دریافت تقاضا برای جستجوی یک فایل و ارسال آن از طریق ایمیل نداشت.او به معنای واقعی یک موتور جستجوی انسانی بود.

 

چالش پروسه

در حالی که بسیاری از سازمانها چندین سطح از پروسه های کاری را معرفی کرده اند، اما اکثر آنها راهی جز الصاق اسناد به ایمیل و ارسال آن جهت پشتیبانی از این پروسه ها ندارند. متخصصینی که اسناد و صفحات گسترده را ایجاد می کنند، معمولا به نوعی سیستم باز بینی(Review) و تأیید(Approve) نیاز دارند،از اینرو به سادگی سند را برای بازبینی و تأیید به یک ایمیل الصاق می کنند.افراد دریافت کننده نیز که در پروسه بازبینی و تأیید شرکت دارند، هیچ مکانیزم منظمی  برای پیگیری  توضیحات ، بررسی نظرات دیگران و پیدا کردن نسخه های مختلف یک سند ندارند. در نتیجه آنها عموما با ارسال ایمیل تغییرات لازم ، توضیحات و ملاحظات خود را اعلام کنند. تولید کننده اصلی سند نیز مجبور است تمام تغییرات مورد نیاز را انجام داده و آنها را برروی سند پیاده و دوباره سند را برای بازبینی و تأیید به افراد مربوطه ایمیل کند.

این فرایند به دو دلیل نمیتواند به خوبی عمل کند: اول اینکه سازمان تمام اطلاعات قبلی سند را در طی این فرایند از دست میدهد. به این معنی که وقتی سند جدیدی تولید می شود، اطلاعات و فعالیتهای انجام شده مربوط به آن سند از بین می رود . مشکل دوم، بهینه نبودن این فرایند به لحاظ زمان و هزینه است به آن معنی که این فرایند زمان زیادی را صرف اجرا می کند، درنتیجه زمان بازاریابی را به تعویق انداخته و ممکن است ضرب العجل ها را از دست بدهد.همچنین سازمان نیاز به استخدام افراد اضافی برای دست و پنجه نرم کردن بااین پروسه بی نظم وترتیب پیدا می کند .

 

 

چالش همکاری

  امروزه از کارگران اطلاعاتی خواسته می شود که با گروههایی که در نقاط جغرافیایی ومحدوده های زمانی دیگری هستند، همکاری داشته باشند. هرچند که برای کمک کردن به چنین افرادی ،ابزاری به غیر از ایمیل

 

در دسترس نیست. در اینجا ایمیل نه تنها به عنوان یک پروسه ، بلکه به عنوان یک ابزار جهت همکاری مورد استفاده قرار گرفته است. بیشترین ترافیک ایمیل یک شرکت مربوط به همکاری، توافق و تصمیم گیری است.

  اخیراً بعضی از سازمانها از ابزارهای پیام رسان (چت) برای کم کردن ترافیک این نوع ایمیل ها استفاده می کنند. متاسفانه این کار نیز به نوع خود برای کارگران اطلاعاتی مشغله جدیدی ایجاد میکند. بخاطر اینکه فرستادن یک پیامک خیلی ساده می باشد، میزهای کار پر از گفتمانهای غیر اداری می شود و این  بخاطر طبیعت غیر قابل مدیریت  پیام رسانهاست.

همانطور که اگر سازمان از ایمیل به عنوان موتور پروسه استفاده کند، اطلاعات خود را از دست می دهد، به طور مشابه چنانچه سازمان از ایمیل نیز به عنوان موتور همکاری استفاده کند، این اتفاق رخ خواهد داد. اطلاعات تکراری در ایمیل ها به دریافت کنندگان فرستاده می شوند و کسی نمی داندکه آخرین نسخه کدام است. وقتی که نظرات جمع آوری می شود باید به روش دستی به نسخه اصلی اعمال شوند.

افراد گاهی از ایمیل به عنوان یک لیست کارهای روزانه استفاده می کنند . به عنوان مثال مشتری از شما درخواست می کند که در هنگام فروش او را خبر کنید و این بخاطر این است که کارگران اطلاعاتی وسیله دیگری به جز ایمیل برای مدیریت و یادآوری کارهای خود ندارند. و باز هم صندوق ها پر از صدها ایمیل می شود.

همانند ایمیل سیستم های اشتراک فایل نیز، برای همکاری مکرراً مورد استفاده نا به جا قرار میگیرند، تقریباً همه سازمانها نوعی از سیستم اشتراک فایل را برای ذخیره سازی و دسترسی اسناد برای کارگران اطلاعاتی خود فراهم می کنند که آنها بتوانند به میل خود در آن پوشه و فایل جدید درست کنند. متاسفانه به محض اینکه کارگران اطلاعاتی به سیستم اشتراک فایل دسترسی پیدا کردند، این سیستم نیز دچارهرج و مرج شد .

اکثر سرورهای فایل به صورت درایوهای شبکه در اختیار کارگران اطلاعاتی قرار می گیرند و آنها نیز می توانند بطور  مستقیم از طریق کامپیوتر خود از این درایوها استفاده کنند. ولی متأسفانه به دلیل اینکه هیچ کس نمیداند کجا باید پوشه جدید ایجاد کند و حتی فراموش می کند که نسخه قبل فایل را کجا ذخیره کرده است، فایلها در چندین پوشه مختلف ذخیره می شوند و نمی توان تشخیص داد که کدام نسخه آخرین نسخه است.

 

چالش دسترسی

 معمولاً کارگران اطلاعاتی در مکانهایی به غیر از شرکت مرکزی کار می کنند. کارگران اطلاعاتی امروزه کاملا سیار هستند. آنها از خانه، در بین راه و حتی با کشورهای دیگر کار می کنند. آنها حتی وقتی کاملاً از شبکه دور هستند، نیاز به دسترسی به سیستم دارند. آنها به اطلاعات از طریق تلفنهای هوشمند، کامپیوتر های دستی و کامپیوترهای بیستم دسترسی دارند و اینها همه به این معنی است که راه حلهای ارائه شده باید امکان دسترسی مورد نیاز کارگران اطلاعاتی را با استراتژی مناسب ایجاد کنند.

 

 

چالش مدیریت

در حالی که سیستم های اطلاعاتی به اندازه کافی پیچیده نمی باشند، سازمانها با انفجار اطلاعات در سیستم های خود رو به رو هستند. یک سازمان نوعی، ممکن است هشت بانک اطلاعاتی مختلف در مورد مشتریان خود در سرتاسر سیستمهایش داشته باشد. سیستمهایی مانند مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه ریزی منابع سرمایه ای، چند صفحه گسترده و سند هر کدام حاوی مقداری اطلاعات در مورد مشتری می باشد که هرکدام سیستمی جدا گانه برای دسترسی به اطلاعات خود دارند، ولی به طور کلی از یک دیدگاه راهی برای دسترسی به همه این اطلاعات به عنوان مشتری، تأمین کننده یا شریک وجود ندارد. در نتیحه سازمانها برای جمع آوری اطلاعات و تحلیل مجبور به ایجاد سیستم های دستی می شوند.

مجریان و مدیران برای بررسی سلامت سازمان و انجام تغییرات لازم به شفافیت در پروسه های کاری سازمان نیاز دارند تا بتوانند تغیرات مورد نیاز را اعمال و سلامت سازمان را تأمین کنند. عمل تحلیل مشخصه های عملکرد سازمان در برابر اهداف همراه با انجام تغیرات مورد نیاز به عنوان مدیریت عملکرد شناخته شده است.

اکثر مدیران راهی به جز انجام گزارش گیری های ساده برای مدیریت عملکرد سازمان ندارند. و معمولاً این گزارشات چیزی به جز صفحه گسترده هایی که توسط متخصصین اطلاعاتی تهیه شده است ، نمی باشد. در نتیجه اکثر مدیران به سادگی از مدیریت عملکرد سازمان منصرف شده و در عوض اطلاعات مالی را مورد بررسی قرار میدهند.

تمام این علائم نشانه آن است که محیط محاسباتی برای بیشتر کاربران به شکل تحمل ناپذیری پیچیده شده است. در چنین محیط هایی کاربران نیاز شدید به ثبات و سادگی دارند. آنها به ابزاری نیاز دارند که یک دیدگاه شخصی از سازمان به آنها ارائه دهد تا بتوانند پیچیدگی سازمان را نادیده گرفته و عملکرد بهتری داشته باشند.

 

تصور کنید که سازمان شما ممکن است سیستم مدیریت اسناد داشته باشد ولی شما معمولا اسناد خود را از طریق ایمیل دریافت میکنید. سازمان شما ممکن است سیستم گزارش گیری سازمانی داشته باشد ولی شما همچنان گزارشات خود را از طریق ایمیل دریافت میکنید. به این دلیل که کاربر نمیخواهد خود را درگیر یاد گیری سیستم مدیریت اسناد کرده یا وارد  محیط سیستم مدیریت گزارشات با صدها گزارش مختلف شود. دسترسی  به این سیستم ها دشوار و برای استفاده بسیار پیچیده میباشد و از همه مهمتر اینکه اگر کاربر کلمه رمز خود برای دسترسی به سیستم مدیریت اسناد را فراموش کند،به هیچ عنوان حوصله صرف نیم ساعت زمان برای راه اندازی مجدد آن ندارد.

پیچیدگی و تنوع بیش از حد، میزان حجم سرسام آور اطلاعات و تنوع سبکهای کاری همه و همه باعث شده که کاربران با کامپیوترهای خود رابطه خوبی نداشته باشند. کاربران به شدت نیاز به سادگی دارند در حالی که اداره فناوری اطلاعات فقط به مشکلات اضافه میکند. کلید راه حل همه این مشکلات ایجاد رابط کاربری ساده و آسان است.

 

چالش تنظیمی

اکثر سازمانها راه مؤثری برای آگاهی از اطلاعات درون ایمیل خود ندارند. در حالی که پیشبینی شده است که بیش از پنجاه درصد اطلاعات یک سازمان درون صندوقهای پستی قرار دارد. برای سازمانهای که از ایمیل به عنوان یک موتور پروسه و موتور همکاری استفاده میشود حفظ و نگهداری این اطلاعات غیر ممکن است. هیچ راهی برای اینکه بدانیم کدام ایمیل حائز اهمیت است وجود ندارد، از اینرو اکثرسازمانها همه ایمیل ها را نگهداری میکنند که این حجم عظیمی از اطلاعات است، که در آینده نزدیک غیر قابل جستجو است.